Business English 101: 10+ tipp a munkahelyi email íráshoz

Az egyik leggyakoribb dolog, amit a munkahelyen csinálnunk kell, az az email írás – méghozzá néha angolul.

Ha előre rettegsz az ilyen feladatoktól, vagy azt sem tudod, hogyan kezdj neki, mert nem vagy eléggé magabiztos az angoltudásodban, akkor az alábbi bejegyzés neked szól!

Egy apró, de hasznos tipp már az elején: az email fiókod nyelvét állítsd át angolra, ha még nem tetted meg. A Gmail-ben például van automatikus szövegkiegészítő funkció, ami levélírás közben kiegészíti a szöveget lehetséges módokon, nyelvtanilag helyesen, például így:

Ez már önmagában is elég nagy segítség, de nem szabad elkényelmesednünk, azért a Google sem tudhat mindent. (Na jó, talán mégis.)

Az emailcímek

Ez egy fontos része az emailnek, és leírni könnyedén tudjuk, kiejteni már nem biztos.

example@example.com

Az „@” jel az angolban at, a pont pedig ez esetben dot (és semmiképpen sem point). Tehát a következő módon tudod lediktálni az emailcímet:

example at example dot com

Hogyan írj emailt angolul?

Nézzük akkor magát az emailt, formai és nyelvi követelményeivel együtt. Nem kell pánikba esni, semmivel sem nehezebb megírni egy business emailt mint egy normál, kevésbé formális hangvételű emailt.

Persze van néhány alapszabály:

  1. Ne használjunk szleng szavakat és kifejezéseket. (pl.: let’s meet up, gotta go)
  2. Ne használjunk összevont alakokat. (pl.: She isn’t here.)
  3. Használjunk udvarias formákat. (pl.: Please./Thank you.)
  4. Figyeljünk a helyes megszólításra és az elköszönésre. (pl.: Dear Sir or Madam, Kind regards)

Angol email minta

A következőkben először az angol email formájáról lesz szó. Mint a legtöbb szöveg, az email is három részből áll: bevezetés, tárgyalás és befejezés.

Ideális esetben valahogy így néz ki egy rövid angol munkahelyi email:

A köszöntés után vesszőt teszünk és kihagyunk egy sort, a következő sort pedig nagy kezdőbetűvel kezdjük (a vessző ellenére).

A bevezető után újabb sorkihagyás, majd a levelünk lényege (tárgyalása) következik. Ebben részletezzük, hogy pontosan mit szeretnénk.

Ezek után lezárjuk az emailt néhány sorral, majd elköszönünk.

Az angol köszöntés hivatalos és félhivatalos emailekben

Erre szintén létezik néhány egyszerű alapszabály, ha ezeket szem előtt tartjuk, akkor biztosan jól indul az emailünk.

Ha nem tudjuk pontosan kinek írunk, akkor érdemes a következő fordulatokat használni:

Ha tudjuk kinek írunk és milyen titulussal (pl.: professzor, dr., stb.) rendelkezik, akkor így szólítjuk meg:

Gyakori angol szófordulatok, kifejezések a bevezetéshez

Ha szeretnénk udvariasan és választékosan felvezetni egy témát, akkor a következő módokon tehetjük ezt meg:

Amikor válaszolunk egy emailre:

Amikor szeretnénk felvezetni egy témát:

Gyakori angol szófordulatok, kifejezések a tárgyaláshoz

A beveztő után a lényegi és fontos részeket a következő mondatokkal indíthajtuk:

Gyakori angol szófordulatok a befejezéshez

Mielőtt elköszönnénk, zárjuk le az emailt egy udvarias, tömör és konkluzív kérdéssel vagy felvetéssel:

Elköszönések és aláírás

Végül a megfelelő elkeszönéssel zárjuk az emailt:

Nagyon fontos, hogy az aláírás után a teljes nevünk és a hivatalos elérhetőségeink is szerepeljenek. Ennek kevésbé az angolsághoz, mintsem inkább a business email etiketthez van köze.

Angol helyesírás és szöveg ellenőrzés: Grammarly

Természetesen nem maradhat el a végső ellenőrzés (proofreading) sem. A Gmail vagy a Word rendelkezik beépített helyesírásellenőrzővel, de van ezeknél sokkal profibb és hatékonyabb ellenőrző is.

A Grammarly kifejezetten az angol helyesírás ellenőrzésével foglalkozó online applikáció. Van belőle ingyenes és fizetős verzió is, de már az ingyenes verzió nagy segítségünkre lehet a szöveg szebbé/jobbá tételében.

Forrás: Grammarly.com

Elég bemásolni bármilyen szöveget, és a Grammarly azonnal kijavítja az esetleges hibákat, de ami a legjobb, hogy magyarázatot is fűz hozzá, ellenben a Gmaillel vagy a Word ellenőrzőjével. Így javítás közben tanulhatunk is.

És hogy mindig kéznél legyenek ezek a hasznos tippek, itt le tudod tölteni az alábbi infografikát pdf-ben is.

Ezen a linken pedig letölthetsz egy emailírással kapcsolatos feladatlapot!

Jó tanulást!


# #

További bejegyzések

Queen Elizabeth II Trivia Quiz
Confusing English Words Quiz
Affect vagy effect: mi a különbség?